Términos y Condiciones

VaultMed es operado desde Colombia. El canal oficial de contacto y de notificaciones legales es el correo vaultmedsupport@gmail.com y el WhatsApp +57 321 745 8686.

Los datos completos de identificación del prestador —razón social o identificación del responsable, NIT y domicilio de notificaciones— se publicarán en esta sección una vez formalizada la constitución de la sociedad.

VaultMed es una herramienta de software (SaaS) que permite a clínicas y profesionales de la salud recibir, organizar y almacenar de forma estructurada la información y fotografías que sus pacientes comparten para una valoración médica o estética preliminar.

VaultMed no presta servicios médicos, no realiza diagnósticos, y no reemplaza una valoración presencial. La plataforma es únicamente un canal de recolección y organización de información; toda decisión clínica, diagnóstica o de tratamiento es responsabilidad exclusiva del profesional de la salud que la recibe a través de la plataforma.

• La clínica es responsable de crear y administrar las cuentas de su personal autorizado (doctores y colaboradores) dentro de VaultMed.
• La clínica es responsable de la confidencialidad de las credenciales de sus usuarios y de cualquier actividad realizada con ellas.
• La clínica debe notificar a VaultMed a la mayor brevedad posible ante cualquier acceso no autorizado o sospecha de compromiso de una cuenta.

Al usar VaultMed, la clínica se compromete a:

• Obtener el consentimiento y la autorización de sus pacientes para el tratamiento de sus datos personales y fotografías, conforme a la normativa aplicable en su país (ver también la Autorización de Tratamiento de Datos Sensibles).
• Usar la información recibida a través de la plataforma únicamente para fines de valoración y atención de sus propios pacientes.
• Mantener vigentes sus registros y licencias profesionales.
• No usar la plataforma para fines distintos a los aquí descritos.

VaultMed se compromete a operar la plataforma con disponibilidad razonable, sin garantizar un porcentaje específico de tiempo activo (SLA) mientras el servicio esté en esta etapa inicial. VaultMed podrá realizar mantenimientos programados, notificando cuando sea posible con antelación razonable. El soporte está disponible por WhatsApp al +57 321 745 8686 y por correo a vaultmedsupport@gmail.com.

VaultMed se presta como una suscripción. En esta etapa el servicio se ofrece únicamente a clínicas con operación en Colombia.

El sitio web puede mostrar los precios en dólares estadounidenses a título informativo. La moneda del contrato y del cobro es el peso colombiano (COP): los valores en pesos que se indican a continuación son los que se facturan y los únicos exigibles. Las cifras en dólares son una referencia comercial y no constituyen una obligación de pago en esa moneda ni un compromiso sobre la tasa de cambio.

La clínica elige una de estas dos modalidades:

• Suscripción mensual: $1.100.000 COP por mes.
• Suscripción anual: $8.000.000 COP por año, pagados por adelantado. Equivale a $666.667 COP mensuales.
• La configuración y la puesta en marcha están incluidas en ambas modalidades: no existe una cuota de entrada separada.
• La suscripción se renueva automáticamente al final de cada periodo, salvo que la clínica avise su intención de no renovar antes del vencimiento.
• Los precios pueden ajustarse para nuevos clientes. A las clínicas ya vinculadas se les notificará cualquier cambio con al menos 30 días de anticipación, y el nuevo valor solo aplicará a partir del siguiente periodo de facturación.
• El no pago dentro de los 15 días siguientes al vencimiento podrá dar lugar a la suspensión temporal del acceso a la plataforma, previo aviso.
• En caso de terminación anticipada por parte de la clínica, no se reembolsan los periodos ya pagados; el servicio continúa disponible hasta el final del periodo en curso.

• El software, la marca «VaultMed», su diseño y su código son propiedad exclusiva de VaultMed.
• El contenido clínico, los datos y las fotografías de los pacientes son propiedad de la clínica; VaultMed únicamente los trata en su nombre y para el fin exclusivo de prestar el servicio.
• La clínica autoriza a VaultMed a usar su logo únicamente dentro de su propio portal personalizado, y no para fines de publicidad externa sin autorización previa por escrito.

Ambas partes se comprometen a mantener como confidencial la información técnica, comercial y de pacientes a la que tengan acceso por causa de este contrato, tanto durante su vigencia como después de terminado, salvo que deba divulgarse por requerimiento de autoridad competente.

En la máxima medida permitida por la ley aplicable, la responsabilidad total de VaultMed frente a la clínica por cualquier reclamación relacionada con el servicio se limita al valor pagado por la clínica en los últimos 12 meses. VaultMed no será responsable por lucro cesante, daños indirectos, ni por decisiones clínicas tomadas por el profesional de la salud con base en la información recibida a través de la plataforma — dichas decisiones son responsabilidad exclusiva del profesional.

Nota: Los límites de responsabilidad válidos varían según el país del cliente (en Colombia aplica el Estatuto del Consumidor, Ley 1480 de 2011; en Estados Unidos y otros países las reglas son distintas). Esta cláusula es un punto de partida general y debe ajustarse por país cuando se tenga asesoría legal.

• Este contrato tiene vigencia indefinida desde la activación del servicio, y puede ser terminado por cualquiera de las partes con 30 días de aviso previo.
• Al terminar el contrato, la clínica podrá solicitar la exportación de sus datos dentro de los 30 días siguientes.
• Transcurrido ese plazo, los datos e imágenes de la clínica y sus pacientes serán eliminados de forma definitiva de los sistemas de VaultMed.

VaultMed podrá modificar estos términos, notificando a las clínicas activas con al menos 30 días de anticipación. El uso continuado de la plataforma después de ese plazo se entenderá como aceptación de los nuevos términos.

Este contrato se rige por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia se intentará resolver primero de forma directa entre las partes; de no ser posible, se someterá a la jurisdicción de los jueces de Colombia, sin perjuicio de las normas de protección al consumidor que puedan aplicar de forma imperativa en el país de residencia del cliente internacional.

Nota: Para clientes en Estados Unidos u otros países, un abogado puede recomendar una cláusula de arbitraje internacional en vez de jurisdicción judicial fija, para simplificar disputas transfronterizas.