Política de Tratamiento de Datos Personales

Esta política se emite en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013), y las circulares aplicables de la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia.

Correo electrónico de contacto: vaultmedsupport@gmail.com. Ese es también el canal para presentar peticiones, consultas y reclamos, que atiende directamente la persona responsable del negocio.

Los datos completos de identificación del responsable —razón social o identificación de la persona natural, NIT y domicilio— se publicarán en esta sección una vez formalizada la constitución de la sociedad, y coincidirán con los de los Términos y Condiciones.

• Titular: la persona natural cuyos datos se tratan (paciente, doctor, o quien escribe en el formulario de contacto).
• Responsable: quien decide para qué se usan los datos. VaultMed en este sitio; la clínica dentro de la plataforma.
• Encargado: quien trata los datos por cuenta del responsable. VaultMed, dentro de la plataforma, actúa como encargado de cada clínica.
• Tratamiento: cualquier operación sobre los datos (recolectar, almacenar, usar, eliminar).
• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Dato sensible: dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluidos los datos de salud. Ver la Autorización de Tratamiento de Datos Sensibles para el detalle aplicable a las fotografías e historial clínico de pacientes.

• La clínica es la RESPONSABLE de los datos de sus propios pacientes: decide qué información pedir y para qué la usa clínicamente.
• VaultMed es el ENCARGADO del tratamiento dentro de la plataforma: procesa y almacena esos datos siguiendo las instrucciones de la clínica, sin decidir por su cuenta usos distintos a prestar el servicio.
• El contrato entre VaultMed y cada clínica (ver Términos y Condiciones, secciones 4 y 7) incluye las obligaciones del encargado: usar los datos solo para el fin de la valoración, guardar confidencialidad, y eliminarlos cuando la clínica lo solicite o al terminar el contrato.

Nota: En la práctica: si una paciente quiere ejercer sus derechos sobre su información de valoración, debe dirigirse primero a su clínica, que es la responsable. VaultMed atiende las solicitudes relacionadas con el funcionamiento técnico de la plataforma o con los datos que recoge directamente en su propio sitio web.

• Base de casos de valoración (pacientes): prestar el servicio de valoración virtual a través de la clínica correspondiente.
• Base de usuarios de la plataforma (doctores y personal autorizado): dar acceso y administrar cada cuenta dentro de su clínica.
• Base de contactos comerciales (solicitudes de demo): responder y dar seguimiento a quienes solicitan información sobre VaultMed.

Todo titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos.

• Canal: escribir a vaultmedsupport@gmail.com indicando el nombre completo, la clínica a la que pertenece la valoración (si aplica), y la consulta específica.
• Plazo de respuesta: dentro de los 10 días hábiles siguientes a su recibo. Si no es posible responder en ese plazo, se informará al titular antes de que venza, indicando los motivos y señalando la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los 5 días hábiles siguientes.

• El titular que considere que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que detecte un presunto incumplimiento, puede presentar un reclamo ante VaultMed o ante la clínica correspondiente, según a quién le corresponda el dato.
• Si el reclamo está incompleto, se requerirá al titular dentro de los 5 días siguientes para que subsane las fallas. Si no lo hace dentro de los 2 meses siguientes, se entenderá desistido.
• Mientras el reclamo esté en trámite, se incluirá en la base de datos una leyenda de «reclamo en trámite».
• Término máximo para atender el reclamo: 15 días hábiles desde su recibo, prorrogable por 8 días hábiles adicionales si es necesario, informando al titular antes del vencimiento del plazo inicial.
• El titular solo puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio después de haber agotado este trámite ante el responsable.

• Para pacientes, la autorización se obtiene dentro del formulario del portal, mediante el checkbox de consentimiento previo al envío de su valoración (ver Autorización de Tratamiento de Datos Sensibles).
• VaultMed y la clínica conservan constancia de la autorización otorgada por cada titular, y pueden aportarla a solicitud de este, conforme al derecho reconocido en la sección 6.
• Para quien escribe en el formulario de contacto o demo de este sitio, el envío del formulario constituye la autorización para ser contactado con ese fin específico.

VaultMed determinará, con asesoría legal, si le corresponde registrar sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio, así como el alcance de esa obligación para las clínicas que usan la plataforma. Cuando resulte aplicable, efectuará el registro y lo mantendrá actualizado.

VaultMed aplica medidas técnicas (cifrado, enlaces de acceso temporales, control de acceso por clínica y marca de agua en imágenes), humanas (acceso restringido solo a personal autorizado) y administrativas (contratos con proveedores tecnológicos) para proteger la información, coherentes con lo descrito en la Política de Privacidad, sección 9.

Esta política entra en vigor desde su publicación en este sitio. Las bases de datos descritas en la sección 5 tienen vigencia mientras exista una relación contractual activa con la clínica correspondiente, y se conservan según los plazos indicados en la Política de Privacidad, sección 8.

Última actualización: 31 de julio de 2026.